Etkinlik Yapacağım Mekanlar İçin Nasıl Başvuru Yaparım?
Üniversitemizde bireysel ya da öğrenci topluluğu olarak gerçekleştirmek istediğiniz etkinlikler için başvurular, Etkinlik Yönetim Sistemi (EYS) üzerinden yapılmaktadır.
👉eys.medeniyet.edu.tr adresine giriş yaparak konferans salonu, derslik ve stant taleplerinizin başvurusunu gerçekleştirebilirsiniz.
EYS (Etkinlik Yönetim Sistemi) Nedir?
Dijital dönüşüm kavramının hayatımıza girmesiyle birlikte bireyler ve kurumlar, işlerini kâğıt kullanmadan dijital ortamda yürütebilmektedir. Üniversitemiz de bu kapsamda etkinlik taleplerini dijital ortama taşıyarak EYS sistemi ile çevre dostu üniversiteler arasında yerini almıştır.
EYS Başvuru Süreci Nasıl İşliyor?
Etkinlik başvurusu:
-
Bireysel olarak,
-
Bir etkinlik grubu adına,
-
Ya da bir öğrenci topluluğu adına yapılabilir.
Öğrenci topluluğu adına başvuru yapılıyorsa, formda yer alan listeden ilgili topluluk seçilmelidir. Bu durumda başvuru, önce topluluğun danışmanına iletilir; danışman onayından sonra işleme alınır.
Bireysel ya da etkinlik grubu adına yapılan başvurular ise doğrudan sisteme düşerek işlem görür.
Etkinlik başvurusunda, yerleşke (lokasyon) ile etkinliğin tarih ve saat dilimi seçilir. Koordinatör (sistem yöneticisi) başvuruyu inceleyerek, talep edilen tarih/saat uygunsa seçilen yerleşkede salon ataması yapar. Eğer çakışma varsa, uygun alternatif bir tarih/saat belirleyebilir.
Tüm kontrollerin ardından başvuru, koordinatör tarafından onaylanır ya da reddedilir.
📌 Etkinlik takviminde daha önce onaylanmış gün ve saatler için yeni başvuru yapılamaz.
📝 Etkinlikle ilgili ek taleplerinizi "Notlar" bölümünden iletebilirsiniz.
Mekân Başvurularında Zaman Sınırlaması Var mı?
Etkinlik başvurusu, planlanan etkinlik tarihinden en az 15 gün önce yapılmalıdır.
Online Etkinlikler İçin Nasıl Başvuru Yapabilirim?
Online etkinlikler için, EYS sisteminde yer alan Yerleşke (lokasyon) bölümünden “Online Salon” seçilerek başvuru yapılabilir.
Başvuru Yaptığımda Etkinliğim Otomatik Olarak Onaylanır mı?
Hayır. Başvurunuzun onaylanıp onaylanmadığı, başvuru formunda belirttiğiniz e-posta adresinize gönderilecek bildirimle tarafınıza iletilir.
Onaylanmış Etkinliğimin Tarihini Değiştirebilir miyim?
Evet. Etkinliğin gerçekleşmesinden en az 3 gün önce, talep ettiğiniz yeni tarihte başvuru yaptığınız mekân uygun olduğu takdirde tarih değişikliği yapılabilir.
Onaylanmış Etkinliğimi Nasıl İptal Edebilirim?
Etkinliği iptal etmek istiyorsanız, planlanan etkinlik tarihinden en az 7 gün önce, sks@medeniyet.edu.tr adresine e-posta yoluyla bilgi vermeniz gerekmektedir.
📌 Bilgilendirme yapılmadığı takdirde, etkinlikten sorumlu birey, topluluk ya da akademik birim, bir dönem boyunca konferans salonlarından yararlanamayacaktır.
EYS Başvuru Süreci Sonrasında Ne Yapmalıyım?
-
Etkinliğe katılacak davetlilerin isim ve iletişim bilgileri, etkinlikten en geç 1 gün önce Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına teslim edilmelidir.
-
Etkinlik günü, görevli personel etkinlik rezervasyonunu takip edecek ve teknik/idari destek sağlayacaktır.
-
Etkinlik bitimini izleyen 10 gün içinde, “Öğrenci Toplulukları Etkinlik Sonuç Bildirim Formu” doldurularak sks@medeniyet.edu.tr adresine gönderilmelidir.
📌 Gerekli belgeleri zamanında teslim etmeyen kulüplerin bir sonraki etkinlik başvuruları işleme alınmayacaktır.